Google Workspace – ich will dabei sein!

Symbolbild Anmeldung

Google Workspace – ich will dabei sein!

Erläuterungen zur Dienstvereinbarung – Wie stelle ich den Antrag?

Seit 2020 können alle Mitarbeitenden des Bistums Trier Google Workspace nutzen und damit teilhaben an der Plattform zur übergreifenden Kommunikation und Zusammenarbeit. Damit Sie möglichst reibungslos mit Google Workspace starten können, beachten Sie bitte folgende Schritte:

  • Füllen Sie die Nutzungsbedingungen inkl. Datenschutzerklärung und Belehrung aus.
  • Füllen Sie den Antrag Benutzer Cloud aus und senden ihn an den SB 1 (siehe untenstehende Adresse). Die Einholung der Vorgesetzte/n Unterschrift wird vom SB 1 koordiniert. 
  • Bitte unterschreiben Sie auch die Dienstvereinbarung (S. 9 und 10). Dadurch haben Sie die Möglichkeit, auf Ihren Google Workspace unabhängig von Ihrem dienstlichen Arbeitsplatz über einen Internetbrowser zuzugreifen und/oder von Ihren privaten Endgeräten auf Google Workspace geschützt zuzugreifen. Bitte streichen Sie im Formular die Option durch, die Sie nicht wünschen.
  • Alle unterschriebenen Formulare (auch, wenn anders auf dem Formular angegeben!) senden Sie per Post an
    Bischöfliches Generalvikariat Trier
    SB 1 – Ziele und Entwicklung
    Frank Kilian
    Mustorstraße 2
    54290 Trier

oder per Mail an frank.kilian@bistum-trier.de

Nach erfolgreicher Freischaltung zu Google Workspace erhalten Sie vom ZB 2.7 (IT) einen Brief per Post mit Benutzerkennung und Startpasswort und schon kann es losgehen!

Bitte beachten Sie, dass Ihre Emails in einem ersten Schritt wie gewohnt über den Kopano Email-Server bearbeitet werden. Die Umstellung zu Gmail erfolgt in einem weiteren Schritt.

Die vollständigen Nutzungsbedingungen (inkl. aller Anträge) finden Sie hier verlinkt.

Die Formulare zum Start – welches Dokument gilt für was?

Alle, die sich auf den Weg in den Workspace machen, brauchen sozusagen eine “Eintrittskarte” in Form von drei Formularen. Welchen Hintergrund diese haben, wollen wir hier kurz zusammenfassen.

Antrag Benutzer Cloud:
Hiermit beantragen Sie Ihren Zugang zu Google Workspace. Hier müssen sowohl Sie, als auch Ihre Dienstellenleitung unterschreiben. Dieser Antrag ist übrigens nicht zu verwechseln mit “Antrag Benutzer Bistumsnetzwerk”, der zum für all diejenigen gedacht ist, die einen VDI-Arbeitsplatz im BGV oder in den Dienststellen des Bistums beantragen möchten.

Die Nutzungsbedingungen mit den Anlagen 1 – Datenschutzerklärung und 2 – Belehrung und Verpflichtung:
Hier geht es darum, dass Sie sich mit den Rechten und Pflichten, die die Nutzung der technischen Infrastruktur des Bistums mit sich bringt, auseinandergesetzt haben. Die Einhaltung dieser bestätigen Sie mit der Unterschrift auf diesem Antrag.

Dienstvereinbarung:
Hier haben sich der Dienstgeber und die Gesamtmitarbeitervertretung auf die Rahmenbedingungen geeinigt, die gelten, wenn auch private Geräte genutzt werden sollen. Diesen Antrag müssen Sie nur ausfüllen, wenn Sie Ihr privates Endgerät (wie Notebook, Computer) oder ihr privates Mobilgerät (Tablet, Smartphone) nutzen wollen, um mit Google Workspace zu arbeiten.
Auf Endgeräten arbeiten Sie komplett und ausschließlich im Browser, ohne Daten auf dem Endgerät zu speichern.
Auf Mobilgeräten wird ein sog. Container eingerichtet: Dieser Container ist ein vollständig gekapselter und verschlüsselter Bereich nur für die dienstlichen Daten und Apps. Der Container liegt komplett getrennt neben ihren privaten Daten und App.Wenn Ihr Endgerät also den Hinweis anzeigt, dass das Bistum “Fernzugriff” benötigt, dann bezieht sich dieser ausschließlich auf den dienstlichen Container. Ein Zugriff auf Ihre privaten Daten ist nicht möglich.